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【干貨分享】如何編碼?HR必知實用編碼技巧

2018-11-01   瀏覽數:

     環球網校整理“【干貨分享】如何編碼?HR必知實用編碼技巧”供考生參考,更多人力資源管理師考試人力資源管理知識等相關信息請關注環球網校人力資源管理考試網。

    提到編碼,這方面的知識太小眾了,但在人力資源工作中也是廣泛應用的。對于一些公司,這小眾的知識能給我們帶來很大的便利。
    人力資源部門用到的編碼,通常有:文件發文字號、表單編號、員工編號、崗位編號、勞動合同編號、檔案編號等。對于編碼規則,都是在考慮目的性和功能性方面來設定的。
    一、文件發文字號
    在我寫的前面的文章中有介紹,本篇不再講解。
    二、表單編號
    這里所說的表單,主要是工作中常用到的各種表格等,對于此類的編號,前面的文章中一句帶過,是建議有獨立的編號。表單編號建議體現部門和順序號即可,如HR-FORM-0001,HR代表部門,FORM代表表單,順序號用四位的數字表示,從1開始,不足四位的用0補足。所有表單無論屬于哪個文件的附件,按照公布的時間早晚順序編號,表單修改后文件的版本版次變動,表單的編號是一直不變的。
    三、員工編號
    有HR會說,我們公司要員工編號沒有用?在這里我明確告訴你,錯,大錯特錯。哪怕公司沒有要求做員工編號,人力資源部門也要為每一位員工編號。員工編號至少有一項作用是哪個公司也少不了的,那就是作為唯一值進行檢索,也是識別作用。公司員工有可能重名,用身份證區分的話,號碼太長,此時員工編號的識別作用就發揮出來了。
    下面談幾種員工編號的編號規則:
    (一)最簡單的編號
    這種情況絕大多數是在部門內部應用,所以編碼規則相對簡單,能作為唯一值即可。如公司簡稱為HY,順序號為5位順序號,不足5位用虛數0補足,這樣員工編號可以編為HY00001,依次向后編號,一人一號。甚至我們可以直接用00001來表示員工編號。
    優點:便于維護,便于綜合信息檢索
    缺點:無
    (二)體現入職日期的員工編號
    如20170104001,代表8位入職日期和3位順序號。員工入職后按照入職日期和當天的入職順序進行編號。也可以編寫6位入職日期,如170104001,或者再帶上公司簡稱的編號,如HY20170104001,HY170104001。
    優點:便于維護,便于綜合信息檢索
    缺點:無
    (三)體現部門、職級、崗位等信息的員工編號
    這種可以和以上兩種任意組合,如HR代表人力資源部,員工編號可以編為HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同樣道理,把職級和崗位用數字或字母代表,和上面規則任意組合即可,不再詳細講解。
    優點:員工編號可以體現出部門、崗位、職級等信息
    缺點:員工編號需要維護,不能形成唯一值,尤其公司人越多、人員流動性越大、人員調動情況趙多,維護的工作量就越大。而且這種編碼規則不利于綜合信息檢索。
    綜上,如果公司無硬性要求,建議采用前兩種編碼規則。公司有強制要求體現部門、職級、崗位等信息的,建議人力資源部內部也有一套采用前兩種的編碼規則,以便于進行綜合信息檢索。
    四、崗位編號
    崗位編號體現的信息會比較多,一般情況下,越小的公司編碼規則就越簡單,越大的公司編碼規則就越復雜。
    崗位編號里面可以體現公司、部門、職位族、職級、崗位等信息,一個崗位一個編號,崗位編號主要用來識別崗位。
    如HY-HR-01,HY代表公司,HR代表人力資源部門,01代表人力資源部的某個崗位。
    HY-HR-01-01,HY代表公司,HR代表人力資源部門,HY后面的01代表經理這一職級,最后的01崗位順序號。HY-HR-04-02,這個編號我們可以看作是人力資源部專員級招聘專員崗位,02代表招聘專員,可以用03代表培訓專員等。
    HY-HR-01-01-01,HY代表公司,HR代表人力資源部門,第一個01代表管理領導崗,第二個01代表經理這一職級,最后的01崗位順序號。
    GT-HY-HR-01-01-01,GT代表集團公司,HY代表某個子公司,后面的含義和上面相同。
    GT-HY-02-HR-01-01-01,其中02代表人資行政中心,其它含義與上相同。
    編號中帶不帶短劃線“-”,或者用字母表示還是用數字表示等,都可以根據公司情況來編制。崗位編號并不是體現的信息越多越好,它能體現崗位所屬和唯一性即可,至于其它需要體現什么信息,經過仔細考慮可編制。
    五、勞動合同編號
    勞動合同需要多次簽訂的特性決定了我們需要對勞動合同進行唯一編號,編碼過程中,我們可以體現簽訂日期、簽訂次數、勞動合同期限、順序號等信息。
    我們以8位簽訂日期來進行編號,簽訂次數分別用1、2、3……來體現,勞動合同期限用2位數字表示,不足2位用0補足,其中00代表無固定期限勞動合同。順序號用3位順序號表示,不足3位用0補足。
    20170104001代表2017年1月4日簽訂的第1份勞動合同,這是最簡單的一種編碼規則,它用日期和順序號來形成唯一值。
    20170104-3-00-001代表2017年1月4日與員工簽訂的第一份勞動合同,是與某員工第3次簽訂勞動合同,勞動合同期限為無固定期限勞動合同。
    勞動合同編碼沒必要太復雜,主要能體現唯一性即可。
    六、檔案編號
    建議與員工編號相同,此處所說員工編號是指能形成唯一值的員工編號。
    生活不要太勞累,弄得自己很疲憊,快樂幸福多體會,煩惱憂愁不用追,吃點好的別嫌貴,聯系朋友別欠費,天空遼闊任你飛,再多困難別后退!
 

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